【ムダ会議】「資料読み上げだけ」「何も決まらなかった」業務の約2割が会議…事態を受け自治体が作成 ガイドラインが話題に｜アベヒル
[音楽] 会議ある目的について関係者が集まり意見 交換や議論をして物事を 決める仕事をする上では避けては通れない ものです が資料の共有だけなら集まらなくてもいい ので はせっかく集まったのに資料の読み上げに 大半の時間をついやしている 会議時間が長引いた割に話が進まなかっ た尽きることのない会議に関する 悩みそんな中ある資料がSNS上で注目を 集めてい ます会議改善の資料これすごい資料だプロ の 仕事資料を作ったのはなんと新潟県にある 柏崎 作成した市の職員は反響にびっくりしたと 話し ます外向けというよりもまずは職員にあの 見てもらいたいという資料になったので あの本当に予想外のえ出来事になりまし た一体なぜ柏崎市で会議の進め方改善 ガイドラインを作ることになったの でしょう か柏崎市ではDXの導入に取り組む一方 職員から日頃の業務が忙しすぎて新しい ことをする余裕がないという声 が平均すると業務のおよそ2割を会議が 占めていることがわかりまし たそこに資料や議事録の作成といった作業 を加えれば会議のために膨大な時間が取ら れてしまい ます議って前のようにやっているところな のでこう意外と目を向けてみないと今まで のやり方をなんとなくこう続けてい るっていうことがあるかと思いますの で会議は全ての業務の 土台会議の質が業務の質を左右 するこの言葉から始まる会議の進め方改善 ガイドラインまず始めに会議の開催が必要 か考えることから始まります 職員1人1人が多くの業務抱えていますの でえ簡単な情報共有でしたりえデータの やり取りを行うことでま会議を行わないと いう形を取ることもえ1つ選択肢として 増えるのか なその会議本当に必要です かまずは会議自体をなくすことも提案して い ます集まるイコ相手の時間を取るとという 意識を持ち別の方法で業務を進められない か考えてみた上で会議の開催が必要だと 判断したら次に必要なのが目的の確認 です会議のえゴール目的がえ明確になら ないとかあの何の役割何のえ期待されて 出席求められているのかっていうのが 分からないままスタートすることって意外 とあったりしますのでやはりそういった ところえっと議論がえダラダラと長くなっ てしまったりとか消化不良にえで会議が 終わってしまうということもありますの でそこで必要なのが事前 準備会議で何を話し合うのか議題や時間 配分などを決めて記した計画表アジェンダ を会議の前に参加者に 共有とりあえず1時間の会議などと設定せ ず何を決めるのかを理解した上で議論する のが望ましいと言い ます柏崎市では会議の改善に取り組むこと で業務の質を向上しより良い市民サービス の提供に務めたいとしてい ます必要な議論には時間をかけるしこう 説明だけとかそういった報告っていうとえ 乾燥化できるところはえ乾燥化をすると いうところでメリハリのついた会議を行い たい全員で1つの認識を持ってあの職位と か立場関係なくこう活発に意見を 言い合える会議がえ理想な会議という風に 思い ます会議の無駄については分かるなという 方も多いのではないでしょうかでは改めて 新潟県柏崎市が作った会議の進め方改善 ガイドラインです全48ページで会議の 進め方や会議室の使い方資料の作り方まで 丁寧に解説しています例えば会議前の ポイントとしてまずは会議を行わない選択 肢を考えることから始めるですとか会議時 のポイントとしてアジェンダという議事 工程表を活用し参加者に共通意識を持たせ 会議中には議題ごとの時間配分にも注意し 次回会議へのtodoを作成するとしてい ますでは会議について会議していき ましょうかはい会議について会議していき たいんですが松本さんご自身は1日何件 くらい会議を行してますかはいえ私の場合 はですねやっぱり自分で会社を経営して るってこともあっていろんなチームがです ねまえ議題を上げてくるのに対してま レビューをするのではいま1日10件から 多い時は20件ぐらい会議しますチェック としての会議ということですねそうですね なので1つあたりっていうのは15分とか ま30分とか多くてまあまり1時間とか いうのには私は参加しないですね会社全体 での会議はどのようになってるんでしょう かそうですね社員1人1人見ると平均3件 という形だとは思うんですけどもあのここ にやりました通りま私たちもこういった ものを徹底していましてやっぱ1分1秒 無駄にするなと本当にその誰がこの会議に 参加する必要があるのかまもちろん会議 するしないっていう選択肢は先にあるん ですけどもやるにしても無駄な人をこうね 入れない本にとりあえず全員参加とかでは なくて本当に必要な人に絞ってやるみたい なところとかも徹底してますねどれくらい の人数の規模で行っていますかえっと当社 の場合はやはり6人以下であの実はですね え会議7の法則ってのが研究データがあり まして実は会議7人以上だと生産性下がっ ていくってのあるんですよはいこれなぜか と言いますと人数が多くなるといやもう なんとなくみんなで話しといてくれていい やていうま当事者意識がですね減って しまうとで議論が活発にできるのって やっぱ6人ぐらいまでなので人数をできる だけこう少なくしてですねやっぱそこで有 意義なやっぱ議論をするようにしてい るって形ですかねそんな中でもどうしても やっぱこう無駄な会議って生まれてしまう と思うんですけどた時の取り扱いですね 見直しなどはどのようにされていますか えっとまそのま会議のやるかやらないかと かですねどういう内容をやるかってのは もう終単位で見直してますもうこう系外化 してきているのになんとなく続け るっていうことはまずやらないってこと ですねであと先ほどもありましたように やはりま会議のアジェンダを決めて何が この会議の終わった後のゴールなのかって ことをみんながこう意思してやっていく ことによってま効率的にやっていくはいえ あとはですねやはりこう役職者まくらいの 高い人の鶴の一声でこう決まるような会議 を減らしてですねまみんなの意見を聞いて その中でみんなのアイデアのいいところを ひっつけてですねそしてみんなでもっと より良い価値をこうアイデアを生み出して いくっていうまず競争まコラボレーション コークリエーションとかよく言いますけど もまそういったところを非常に意識して ますね松本さんの会社のお話すごく参考に なりましたただ世の中にはみんなで集まる ことが大事なんだとかなんとなくこう 集まってコミュニケーションが生まれるん だということにですね私も非常に頭を悩ま せているんですが改めて会議で大事なこと どういったポイントでしょうかそうですね 会議にも目的がいくつかあると思いまして ま情報共有だけであればそういったオン ライン上のまそういうチャットツールとか ま色々ありますよねそういったものを共有 がいいと思うんですけど人が集まる価値 っていうものはやっぱりそこでしかみんな が対面で会話することでしか生まれてこ ないものまそこにフォーカスをしていくっ て新しいこう議論とか知見とかあと やっぱり人と人がこうなんですかね コラボレーションすることでこの人は自分 にこうを意識を持ってくれてるとかですね やっぱヒューマンタッチみたいな部分って のはやっぱり重要なのかなとは思います あの会議ってその生産性が落ちる以外に他 に何か困ることありますか良くない会議を 続けているとうんま普通になんて言うん ですかその会議の中だけじゃなくてま会社 全体でやっぱりその業務のスピードって いうのはどんどんやっぱりはい当然落ちて きますねその時間違うことをしてればいい わけだったりするのでまそういった意味で はその人が本当にその会議もはいに ちゃんと参加して成果を得て成長している のかとかですね本当にそこにいる必要が あるのかとかですねこの人は違うことした 方が本当は生産性が高いのかこれって実は 全員参加しなくても後で疑似録を共有すれ ばいいんじゃないかとかまそういったもの をもうやっぱり考えていくってことが重要 なのかなとは思いますねまさに時間 イコール生産性なのでつまり損失が出ると 考えていいってことですねそうですねあの 実際にこう研究データ出てましてま1万人 規模の会社で今の会議のままだと大体年間 15億円ぐらいの損失が出てる結てるので 逆にうとすると15億円分のま利益が出 るってことですよね効性で非常にここは 重要なトピックなのかなという風には思い ます本当に大事ですねもう細かいなんか もういいんですよそのよくわかんないあの なんか資に可愛いウサギをつつけるとか ほとやめてほしいなとの場合は本当にそう いうのがルール化されてましてえ車内用の 資料ってものを綺麗に整えるなとその時間 無駄ですよねお客さん用の料は麗にえけど ももう内はメモ書きていいとその時間が あるなら他のことにこうきれにる時間が あるんだったら他のことに使ってくれと いうふに徹底していますおしゃる通りと 思いますこの柏崎市のガイドラインについ て48ページで結構多いのかなと思いきは 本当に読みやすかったのであのぜひ読んで いただいてより良い会議を目指して いただければと思い ます最後までご視聴いただきありがとう ございますアマヒルズキャスターの柴田 ですこれきにチャンネル登録もお願いし ますne
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【政治資金規正法】各党の“改正案”出揃うも…自民党は後ろ向き？気になる“使い道”公開できない理由｜アベヒル
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◆キャスト
MC：柴田阿弥
コメンテーター：松本勝(VISITS Technologies株式会社 CEO)
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